Koncepcja WorkFlow
Systemy zarządzania przebiegiem procesów pracy (ang. WorkFlow) to programy wspomagające zarządzanie procesami. Termin WorkFlow oznacza sposób przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami wykonującymi pewien ustrukturyzowany zespół czynności. Oprogramowanie tego typu znajduje zastosowanie w odniesieniu do pracy grupowej. Pozwala ono na określenie, jakie role i czynności są przypisane danej osobie w procesie przetwarzania dokumentu i zdefiniowanie zbioru stanów danego dokumentu. Procesy WorkFlow przedstawiane są zazwyczaj w postaci grafu.
WorFlow umożliwia użytkownikowi podział procesów na zadania i przypisanie ich do poszczególnych elementów danego procesu i osób za nie odpowiedzialnych. System jest także cennym źródłem informacji na temat procesu kontroli i badania metod pracy. Pozwala na wgląd w to, kto i w jakim czasie dokonał danej operacji, co pozwala na optymalizację danego procesu w przyszłości. Nie mniej ważna jest tu także kontrola bieżącego stanu wykonania poszczególnych zadań, zgodnie z ustaloną wcześniej hierarchią. Umożliwia to ciągłe monitorowanie czasu wykonania zadania, co pozwala na modyfikację założeń zaplanowanego harmonogramu w stosunku do czasu rzeczywistego. Jest to szczególnie istotne w trakcie pracy grupowej. Każdemu członkowi zespołu przedstawione są w sposób uporządkowany czynności, za które jest odpowiedzialny. Świadomość, że jest on ogniwem w spójnym łańcuchu działań, powinna wpłynąć na niego motywująco. Ma on również świadomość, że łatwo jest ustalić miejsce powstawania wszelkich opóźnień, a więc także osobę za nie odpowiedzialną.
Moduł WorkFlow
Moduł WorkFlow umożliwia modelowanie przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami w formie czytelnego grafu. Jest zintegrowany z pozostałymi modułami systemu Firmatic.
Oferowany przez nas moduł jest przeznaczony głównie dla przedsiębiorstw działających w branżach związanych z produkcją i/lub obsługą klienta. Jest to związane z dużą ilością procesów biznesowych występujących w tego typu jednostkach. Ze względu na konieczność koordynacji i kontroli stanu wykonania zadań składających się na poszczególne procesy, system WorkFlow może w znacznym stopniu ułatwić zarządzanie przedsiębiorstwem.
Zastosowanie praktyczne
Doskonałym przykładem praktycznego wykorzystania modułu WorkFlow w systemie Firmatic jest zarządzanie zmianami technologicznymi w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Zastosowanie WorkFlow znacząco ułatwia zarządzanie takimi przedsiębiorstwami, ponieważ procesy wprowadzania i akceptacji zmian technologicznych są skomplikowane i wpływają na najważniejsze obszary działalności przedsiębiorstwa, m. in. na harmonogram produkcji i wykorzystanie zasobów produkcyjnych.